Lehrreiches Haus

01.05.2011 — Ein Besuch im Mailänder Headquarters von Oracle Italien, das durch ein streng durchdachtes Office-Konzept überzeugt – und en passant seine Nutzer zu mehr Umweltschutz erzieht.

Serviceplus Das Magazin

Text: Michaela Mehls
Fotos: Kay Herschelmann

Viale Fulvio Testi, 136. Als Oracle Italien Anfang 2009 das neue Gebäude in Mailand bezog, kamen hier Mitarbeiter von ehemals drei über die norditalienische Metropole verteilten Standorten unter einem Dach zusammen. Nach fünf Jahren, in denen Oracle weltweit rund 60 Unternehmen aufgekauft hatte, war auch die Kopfzahl der italienischen Niederlassung schnell gestiegen und benötigte mehr Platz. Um diesen zu schaffen, ging man „die komplette Neugestaltung eines alten Bürogebäudes an“, erzählt Massimo Avoletti (40), der für das Oracle Facility Management in Italien verantwortlich zeichnet, „in der alles umgestaltet wurde, die Fassade, die Etagenpläne, was auch immer. Es blieb nur die Stahlbetonkonstruktion, alles andere wurde nach unseren Standards und Anforderungen verändert.“ So residieren hier heute rund 450 Mitarbeiter, die Mehrheit von Ihnen hochqualifizierte Vertriebler und Berater. ORACLE, 1977 von Larry Ellison, Bob Miner und Ed Oates im kalifornischen Silicon Valley gegründet. „Oracle“, so lautete der Codename für die erste, für die CIA entwickelte, Datenbank der drei Softwarepioniere. Oracle bietet heute, nach eigenen Angaben, die umfassendsten, offensten und am meisten integrierten Unternehmenssoftware- und Hardwaresysteme der Welt, mit mehr als 370.000 Kunden, 104.500 Mitarbeitern in mehr als 145 Ländern rund um den gesamten Globus. Und seit Oracle im letzten Jahr Sun Microsystems übernahm, profitieren die Kunden vom einzigen Unternehmen, das einen umfassenden Technologie-Stack anbieten kann, bei dem jede Ebene aufeinander abgestimmt in einem einzigen System integriert ist.  

Wer im schönsten Gebäude der Viale Fulvio Testi arbeitet, der nutzt eine bis ins Detail durchgeplante Arbeitsumgebung. Gleichzeitig wird zum schonenden Umgang mit Ressourcen ermahnt – für die, die es nicht eh schon verinnerlicht haben, das Bewusstsein für die Umwelt. Denn der Umzug gab Oracle Gelegenheit, die DIN 14001-Zertifizierung für Umweltmanagement umzusetzen; eine Initiative der europäischen Standorte des Softwareriesen. Dazu gehören neue Verfahren für das Abfallrecycling, für das Reise- und Fuhrparkmanagement sowie für den Verbrauch von Strom, gas und Wasser. Büropflanzen in Hydrokultur, Videokonferenzen statt Dienstreisen. Die Toilettenräume bekamen Sensoren, die dafür sorgen, dass erst beim Betreten das Licht angeht. Weiterhin wählte man einen Lieferanten, der „uns an jedem Standort mit grüner Energie aus Wind- oder Sonnenkraft versorgt“, erzählt Avoletti, der Architektur studierte und nach einer Tätigkeit bei Siemens 1998 zu Oracle kam. Konsequenterweise wurde das gesamte Gebäude zur rauchfreien Zone erklärt; Raucher müssen auf den Parkplatz ausweichen. Wer einen Computerausdruck benötigt, läuft zur zentralen Technikstation. Drucker, Kopierer, Papiereimer gibt es nur hier, zweimal pro Etage. Hier liegen auch die Postfächer. Der sonstige Abfall verschwindet elegant hinter roten Wänden, sortenrein getrennt nach Papier, Tonerpatronen, Plastik und nicht wiederverwertbarem Abfall.  

Die mehrmals täglichen Gänge zu diesen zentralen Stationen helfen nicht nur der Umwelt, sie fördern auch die Kommunikation. Anfangs war es nicht einfach, die Mitarbeiter davon zu überzeugen, aber das Management lebte es vor und alle zogen schließlich mit. Auch für die 500 Arbeitsplätze setzt man hier auf Open Space, manchen Schreibtisch teilen sich zwei Mitarbeiter. Alle Arbeitsplätze sind höhenverstellbar, verfügen über eine clevere Lösung für die Kabelage und ergonomische Bürostühle für „hochgradige Konzentration und Jobs, die langes Sitzen mit sich bringen“, verrät die Broschüre, die jeder Neuankömmling erhält und die sogar die einzelnen Abteilungen im haus lokalisiert, unter der Devise „Wer sind meine Nachbarn?“. nur Führungskräfte nutzen Einzelbüros. Teams können mithilfe einer Konferenzraum-Software kleine think tanks für Besprechungen buchen oder einen der red rooms. Diese stylischen rechteckigen Räume tragen eine transparente Nummer auf rotem durchsichtigen Glasgrund; die Nummern sind sogar von draußen sichtbar. In Nummer 22 checkt Matteo Locati gerade, ob seine Mitarbeiterinnen den Raum korrekt für ein Meeting vorbereitet haben. Locati managt als Dussmann-Objektleiter das integrierte Facility-Management-Paket. hier in Mailand ist Dussmann Service seit 2009 mit allen Services betraut, die für das Gebäude nötig sind: Facility Management, interne Dienste wie die Verteilung von Post, die Telefonvermittlung und das Fuhrparkmanagement, Empfang, Sicherheitsdienste inklusive der Besetzung der Monitorüberwachungszentrale, Gebäudereinigung, Müllentsorgung, Konferenzservice und die Cafeteria. Dussmann Service managt auch die Provider, die die Wartung und Instandhaltung von heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen, Stromversorgung, Aufzügen und Feuermeldern durchführen. Das interne Team mit Avoletti als Facility Manager und weiteren zehn Mitarbeitern an den Standorten Mailand und Rom deckt die Oracle-Tätigkeitsfelder ab. Als direkter Ansprechpartner für Massimo Avoletti fungiert Alberto D`Ettore als Facility Manager von Dussmann, der ebenfalls die Aufträge für Canon, Nokia und Siemens betreut und damit über rund 100 Mitarbeiter wacht. In Rom managt Oracle die Services selbst; Dussmann Service ist mit der Durchführung der Reinigung und der Besetzung des Empfangs betraut.  

Avolettis Kriterium bei der Suche nach einem Servicepartner lautetet damals: „Wir wollen den Besten! Deshalb haben wir uns für ein rotes Unternehmen entschieden“, berichtet Avoletti. Von der Oracle-Zentrale gäbe es keine Vorgabe, wie das FM zu organisieren sei, jeder Markt fände da eigene Lösungen. „Jeden Tag muss Dussmann Service uns beweisen, dass wir die richtige Wahl getroffen haben. Wir strapazieren sie also ständig, aber: Wir sind glücklich mit der Entscheidung.” Diese integrierte Lösung böte Synergien zwischen den einzelnen Leistungen. „Um ein Problem zu lösen, sende ich eine Nachricht an Dussmann“, fasst er zusammen, und damit sei die Sache auch für ihn viel leichter als früher, als er verschiedene Dienstleister unter Vertrag hatte und das Problem „jemandem schildern musste, der jemand anderes anrufen musste, der seinerseits wahrscheinlich wiederum jemand informieren musste.“ Mindestens ebenso wichtig sei Avoletti, dass Dussmann die einzelnen Services selbst und mit eigenen Mitarbeitern erbringe. Das schätze er sehr.  

Einige von Avoletti als „engagiert und professionell“ beschriebenen Dussmann-Mitarbeiter betreuen die Cafeteria mitsamt ihrer Café-Bar, die genauso in einer eleganten Mailänder Shoppinggalerie bestehen könnte, so gut ist sie. Mit Öffnungszeiten von morgens acht Uhr bis sechs Uhr am Abend fungiert die Cafeteria als Treffpunkt aller Gebäudenutzer. Die durchschnittlich 30 Jahre alten, hochqualifizierten, kontaktfreudigen und umweltbewussten Oracle-Mitarbeiter stellen auch an die Qualität der Services hohe Anforderungen. Und das gilt nicht nur für die Qualität der Mahlzeiten und des Kaffees, die selbst für die hohen italienischen Standards sehr hoch ist. Zum Mittag drei Gänge plus „un caffè“, wie der Espresso in Italien schlicht heißt. Im Sommer darf es auch ein erfrischender Eiskaffee sein.  

Für die Qualitätsmessung in den anderen Leistungsbildern führte Dussmann Service eine webbasierte CAFM-Software ein. Mit dem PMS, performance management system, kann Oracle, aber auch Dussmann selbst kontrollieren, ob die definierten Service Levels erreicht werden. Das PMS verzeichnet jede Aufgabe mit Fälligkeitsdatum laut Leistungsverzeichnis. Eine pünktlich erledigte Aufgabe gibt ein „ja“. Ein „nein“ verschlechtert die KPIs (Key Performance Indicator oder Leistungskennzahl), mit der eine unternehmerische Leistung bewertet werden kann und die bei Oracle Mailand zuletzt bei knapp 91 Prozent lag. Und wie fließen Störfälle in die KPIs ein? Alberto D`Ettore dazu: „Der Erfolg besteht darin, schnell zu agieren, proaktiv, um das Problem gar nicht erst entstehen zu lassen. “  

Über der Lobby des Oracle Headquarters liegt eine kleine Galerie, mit Fotos aus dem Segelsport und der Fliegerei. Gründer Larry Ellison ist nicht nur einer der reichsten Männer der Welt. Im Februar 2010 gewann sein Segel-Team Oracle Racing den 33. America's Cup und entthronte Titelverteidiger Alinghi beim Duell um die älteste Segeltrophäe der Welt. „Segeln ist ungleich härter als ein Softwareunternehmen zu führen“, so Ellison nach dem Sieg. 2013 wird die 34. Auflage des Cups in San Fransisco ausgetragen. Bislang 15 Herausforderer wollen sich zwischen Golden Gate Bridge und Alcatraz mit dem Titelverteidiger Oracle messen. „Es gibt aber keine Unternehmensvorgabe, dass alle hier segeln müssen“, sagt Avoletti zum Abschied und lacht.    

Der italienische FM-Markt  

Experten schätzen das italienische FM-Marktvolumen auf etwa 40 Milliarden Euro, weniger als in Deutschland mit geschätzten 55 Milliarden. Stark fragmentiert, mit vielen kleinen und wenigen großen Anbietern; darunter auch eine italienische Eigenheit, die Dienstleistungskooperativen. nach Jahren eines reinen Preiswettbewerbes fragen italienische Kunden und besonders die Endverbraucher zunehmend Qualität, Effizienz und Verlässlichkeit nach. Pietro Auletta, Vorsitzender des Vorstandes der italienischen Dussmann Service Srl., ist optimistisch: „Auf dem Papier ist der Markt unbegrenzt“, sagt Auletta, aber bislang fragten nur wenige, globale Kunden wie eben Oracle integrierte Leistungen nach. Antonio Mimmo, der bei Dussmann Service Italien als operativer Facility Management Direktor für strategische Entwicklung den Anteil komplexer Aufträge steigern will, ist daher sehr stolz auf die gute Performance bei Oracle. eine „internationale Partnerschaft“ mit Oracle sei denkbar und auch die EXPO böte ein gutes Umfeld für solche integrierten Leistungen. 2015 wird die nächste Weltausstellung EXPO in der Nähe von Mailand stattfinden. Dussmann China hat es gerade vorgemacht: Auf der 2010er EXPO in Shanghai betreute der Dienstleister den deutschen Pavillon.
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